Kaip suvaldyti sparčiai augantį poreikį spausdinti pačias įvairiausias prekių etiketes?
Lietuvoje produktų etikečių spausdinimas šiandien tampa "karšta" tema. Kodėl? Tam yra kelios priežastys:
- augančios prekių eksporto apimtys bei kryptys;
- skirtingi įvairių valstybių reikalavimai prekių žymėjimui ir etiketėse nurodomai informacijai;
- įvairūs tarptautinių organizacijų standartai bei reikalavimai informacijai, pateikiamai kartu su prekėmis.
Reikia įvertinti ir tai, kad valstybių bei tarptautinių organizacijų reikalavimai nėra pastovūs. Kaip pavyzdį galima paminėti, kad nuo 2014 metų gruodžio mėnesio maisto prekių etiketėse Europos Sąjungoje turės būti išvardinami visi alergenai, įeinantys į produkto sudėtį. Tai reiškia, kad keisis etikečių dizainas, jų dydis, kiekvienam produktui bus spausdinamas skirtingas alergenų sąrašas.
Kaip suvaldyti situaciją, kai, iš vienos pusės, didėja prekių nomenklatūra bei kiekiai, o iš kitos - reikalavimų prekių žymėjimui įvairovė?
Įmonės Lietuvoje susiduria su etikečių spausdinimo procesų suvaldymo problemomis ir ieško įvairių išeičių. Pamėginkime apibrėžti problemos kilmę, valdomus resursus ir galimus sprendimus.
Problemą sudaro keletas sudedamųjų dalių:
- Pirmoji - resursai, reikalingi etikečių spausdinimui;
- Antroji - galimi nuostoliai dėl klaidų etiketėse;
- Na, ir trečioji - proceso palaikymo kaštai.
Nuostoliai dėl klaidų etiketėse - tai konkrečios baudos ar papildomos logistikos sąnaudos, kai etiketė neatitinka kliento reikalavimų. Iš patirties galime pasakyti, kad kai kurie klientai, spręsdami etikečių spausdinimo problemų kilmę, akcentuoja būtent klaidas etiketėse, pvz., netiksli galiojimo data ar partijos numeris.
Proceso palaikymo kaštai. Į tai reikėtų įtraukti visas IT išlaidas turimos techninės ir programinės įrangos, taip pat ir infrastruktūros eksploatacijai, taip pat kitas, tiesiogiai su spausdinimo procesu nesusijusias išlaidas, kaip tekstų vertimo darbai, stiliaus redagavimas, etiketės vaizdo paruošimas ir patvirtinimas ar panašiai.
Etikečių spausdinimo procesas. Pavyzdys iš praktikos. Teko bendrauti su viena distribucijos įmone, kuri savo prekėms spausdina didelius kiekius etikečių. Šimtai skirtingų etikečių su skirtingais duomenimis. Darbuotojos kompiuteryje - keli šimtai katalogų, kuriuose ji prieš spausdindama suranda reikalingą etiketės dizainą, paskui sukelia tekstus ir spausdina reikiamą etikečių kiekį. Niekas kitas, be jos, šito padaryt negali. Faktiškai jos visas darbas ir yra spausdinti etiketes. Pasakoju jai apie galimybes supaprastinti šitą sudėtingą veiklą, kalbu, kad bet kuris darbuotojas galės spausdinti etiketes be papildomo apmokymo. Gaunu labai tiesmuką ir paprastutį klausimą: "O ką aš tada čia veiksiu, jei kiekvienas pats galės atspausdinti etiketes?".
Taigi, iš vienos pusės - gaištamas laikas dėliojant reikalingus tekstus į seniau spausdintų etikečių paruoštukes, iš kitos - darbuotojas susikuria mechanizmą, kurio pagalba tampa nepakeičiamu. Jei kalbėtume tik apie darbuotojo sugaištą laiką - galima drąsiai teigti, kad pusę etikečių spausdinimui reikalingo laiko užima tekstų dėliojimas, rezultato peržiūra, klaidelių taisymas.
Kokie galimi sprendimai ir kaip juos reikėtų vertinti?
Nieko nekeisti
Gal pas Jus skirtingų etikečių nėra daug, dirbate vidaus rinkai, prekės etiketė daugeliu atveju neturi kintamos informacijos - tai viskas gerai. Na, pasitaiko viena kita klaidelė, bet pakanka peržiūrėti patį procesą, pakoreguoti, įvesti papildomą tikrinimą ir viskas susitvarkys. Iš tiesų, neretai papildomos programinės įrangos diegimas duoda rezultatą ne todėl, kad programa viską puikiai atlieka, bet todėl, kad ji priverčia dirbti pagal griežtai nustatytą tvarką. Jei galite tvarką įvesti organizaciniais metodais - puiku. Kalbant apie tris sudedamąsias problemos dalis, sumažinus klaidų skaičių, neverta didinti procesų palaikymo kaštų dėl spausdinimo proceso sutrumpinimo.
" Eliminavus klaidų skaičių, neverta didinti procesų palaikymo kaštų dėl spausdinimo proceso sutrumpinimo "
" Sumažinamas klaidų skaičius ir spausdinimo proceso trukmė, bet išauga procesų palaikymo kaštai "
Naudoti turimą programinę įrangą
Ar tai būtų verslo valdymo sistema (ERP), ar sandėlio valdymo sistema (WMS), ar gamybos - visos jos turi duomenų saugojimo galimybę bei spausdinimo funkciją. Visos jos dirba su prekių ar produktų sąrašais, ir juose yra saugomi įvairūs prekių atributai. Taigi ten galima būtų saugoti ir etikečių tekstus. Lieka kreiptis į sistemos diegėjus ir tartis, kad jie pritaikytų vartotojo sąsają tekstų įvedimui.
Toliau - etikečių dizainas. Čia kiek sudėtingiau. Teks vėl kreiptis į diegėjus ir tartis, kad jie paruoštų reikiamą kiekį etikečių variantų. Teks susitaikyti su tuo, kad dizaino galimybės bus labai ribotos - ERP ar WMS pagrindinė paskirtis nėra etikečių dizaino kūrimas. Bet jei etikečių teksto įvairovė sąlyginai nedidelė, jei tekstai panašios apimties - viskas turėtų būti tvarkoj. Beveik svarbiausia sąlyga - kad etikečių dizainas ateityje kuo mažiau keistųsi, nes kaskart teks kreiptis į diegėjus ir dėl mažiausio pakeitimo mokėti pinigus.
Vertinant tris dedamąsias problemos dalis, sumažinamas klaidų skaičius ir spausdinimo proceso trukmė, bet išauga procesų palaikymo kaštai.
Ieškoti specializuotos etikečių spausdinimo sistemos.
Tokios sistemos leidžia lanksčiai susieti turimus tekstus su etiketės dizaino laukais, duoda galimybę patiems įmonės darbuotojams nesunkiai pakeisti etiketės dizainą ar kurti naujas etiketes, patogiai parinkti duomenis spausdinimui bei kompiuterio ekrane peržiūrėti rezultatą. Tokių sistemų rinkoje yra, ir jos gana nebrangios. Verta pasidomėti etikečių spausdinimo sistemų galimybėmis, jei:
- dėl didelės etikečių įvairovės patogiau yra patiems valdyti etikečių kūrimo ir koregavimo procesą;
- etikečių dizainas yra sudėtingas, su grafiniais elementais, kintamais šrifto dydžiais ar pan.;
- jei ant etikečių reikia spausdinti dinaminę informaciją (galiojimo data, partijos nr., spalva, ir t.t.);
- etikečių duomenis reikia rinkti iš kelių skirtingų valdymo sistemų;
- etikečių spausdinimo vietų yra daug ir net keliose valstybėse - gal verta pagalvoti apie internetinę spausdinimo sistemą, kuri gerokai sumažintų eksploatacijos kaštus.
Įdiegę trečią variantą sumažiname klaidų skaičių ir spausdinimo proceso trukmę bei optimizuojame palaikymo kaštus. Čia reikėtų atkreipti dėmesį į tai, kad kad esant didelei spausdinamų etikečių įvairovei ir dažnai jų kaitai, ieškant tinkamiausio sprendimo reikėtų vertinti ir netiesioginius kaštus - kliento poreikių tenkinimą, reakcijos laiką į reikalavimų pokyčius ir t.t.
Kurį variantą bepasirinktumėte, pradėti teks nuo spausdinamų etikečių analizės. Ko gero, tai daugiausia laiko užimantis darbas, ypač jei etiketės yra labai įvairios ir jų daug. Būtina pilnai išsiaiškinti ir susisteminti etiketes, nustatyti vidines etikečių paruošimo taisykles.
" Sumažiname klaidų skaičių ir spausdinimo proceso trukmę bei optimizuojame palaikymo kaštus "
Nuo ko pradėti?
Pradžiai nuo paprastų kausimų:
- kiek skirtingų dydžių etikečių naudojate? Kokios galimybės šį skaičių sumažinti?
- ar duomenys etiketėje tik statiniai, ar ir dinaminiai? Pvz., galiojimo laiko pabaiga, partijos numeris, spalva ir t.t.
- kiek skirtingų etikečių tipų naudojate? Pvz., batams vienokios, paltams kitokios, nagų lakui - vėl kitokios.
- kiek skirtingų tekstinių laukų etiketėse? Pvz., gamintojas, sudėtis, kilmės šalis, partijos numeris, svoris, EAN brūkšninis kodas ir pan.
- ar šie duomenys yra saugomi vienoje jūsų naudojamų valdymo sistemų, ar reikia planuoti ir jų įvedimą bei saugojimą?
- ar dažnai atsiranda naujos prekės, kurioms gali reikėti pakeitimų etiketėse?
- ar etiketes spausdinančiam darbuotojui reikalinga etiketės peržiūros prieš spausdinant (preview) funkcija?
Tarkim, į visus klausimus atsakymas yra "mažai" arba "ne" - tada Jums pakanka pirmo sprendimo varianto. Jei į du paskutinius klausimus atsakėte teigiamai - būtina ieškoti specializuotos etikečių spausdinimo sistemos. Kitais atvejais - teks ieškoti optimalaus varianto, galbūt naudojant ERP galimybes tekstų įvedimui ir saugojimui, o patį spausdinimo procesą bei etikečių dizainą paliekant spausdinimo sistemų priemonėms.
Taigi, kokios išvados?
Etikečių paruošimas ir spausdinimas dažnai įmonei tampa "bussiness critical" ir tenka atkreipti dėmesį į etikečių spausdinimo sistemas. Kokie pagrindiniai reikalavimai tokioms sistemoms?
- Patikimumas. Jei spausdinu etiketes, man jos reikalingos dabar ir čia. Be etikečių prekė negali būti pateikta klientui - tai ir nevykdomi susitarimai, ir klientų nepasitenkinimai ir kiti panašūs nemalonumai.
- Lankstumas. Niekada nežinai, kas bus rytoj - gali tik prognozuoti. Nauji prekių žymėjimo reikalavimai, naujos rinkos, nauji prekių modeliai - prisitaikyti tenka kasdien.
- Konfigūravimo galimybės. Sistemos parametrai turi būti keičiami be papildomų programavimo darbų.
- Pritaikymas vartotojo reikmėms. Tai galimybė konfigūruoti sistemą taip, kad ji atitiktų tiek šiandienos, tiek ir rytdienos reikalavimus.
- integravimas su įvairiomis sistemomis. Etiketėms reikalingi duomenys paprastai saugomi kitų verslo valdymo sistemų duomenų bazėse, todėl integravimas su jomis turi būti kuo paprastesnis, konfigūruojamas, nereikalaujantis papildomų pakeitimų verslo valdymo sistemose.